Документы в ОАЭ: что, как и сколько хранить, чтобы спать спокойно

Один из самых частых вопросов от клиентов в сфере бухгалтерии и налогообложения ОАЭ — какие документы обязательно хранить и как долго. Это не бюрократическая формальность, а строгое требование законодательства, незнание которого может обернуться серьёзными штрафами. Разберём все обязательства по полочкам.

Какие документы подлежат обязательному хранению

Компания в ОАЭ должна систематически вести и хранить полный комплект документов, подтверждающих хозяйственную деятельность и корректность налоговых расчётов, — причём речь идёт не только о налоговой отчётности, но и о первичных документах, которые эту отчётность формируют.

• Бухгалтерские записи и регистры — главная книга, журналы операций, балансы, отчёты о прибылях и убытках.
• Подтверждающие документы — все налоговые накладные (выставленные и полученные), кредитовые авизо, договоры, счета, акты выполненных работ.
• Налоговая отчётность — поданные декларации по НДС и расчёты к ним.
• Документы по цепочке поставок — подробные записи по всем операциям с товарами и услугами с указанием контрагентов, включая подтверждение эмирата, в котором была осуществлена поставка.

Сроки хранения: главное правило и исключения

Стандартные сроки, установленные законодательством: 5 лет для налогоплательщиков — отсчёт идёт с конца соответствующего налогового периода; 5 лет для всех прочих лиц (например, налоговых агентов) — с окончания календарного года создания документа; 15 лет для документов, связанных с недвижимостью, в связи с долгосрочным характером таких активов.

Но «стандарт» — понятие условное: Федеральная налоговая служба (FTA) предусматривает ситуации, автоматически продлевающие срок хранения. Так, 5 лет превращаются в 7 или 9, если: идёт налоговый спор с FTA — плюс 4 года к стандартному сроку; запланирована или проводится проверка — плюс 4 года; подано добровольное раскрытие в пятый год после периода — плюс 1 год; налоговый представитель прекратил полномочия — он обязан хранить документы ещё 1 год с этой даты. То есть на практике архив может потребоваться хранить 7, а в некоторых случаях и все 9 лет.

Практические рекомендации

Стоит оцифровать и систематизировать документооборот: хранение коробок с бумагами — рискованный и неудобный метод, тогда как электронный документооборот (ЭДО) с надёжным облачным хранилищем обеспечивает целостность и доступность файлов. Полезно разработать чёткую политику архивирования — внутренний регламент, определяющий, что, где и как долго хранится.

Важно не делить документы на «важные» и «не очень»: для налогового аудита чек на кофе для офиса значим не меньше, чем контракт на крупную поставку, — хранить нужно всё. И отдельно учитывать специфику: особые требования к e-commerce и увеличенный срок хранения документов по недвижимости.