Документы в ОАЭ:

Работая в сфере бухгалтерии и налогообложения ОАЭ, мы часто слышим от клиентов один вопрос: «Какие документы мы обязаны хранить и как долго?» Это не просто бюрократическая формальность, а строгое требование законодательства, незнание которого может обернуться серьезными штрафами. Давайте разложим по полочкам все обязательства, чтобы ваша документация была всегда в порядке.

Какие документы попадают под обязательное хранение?

Согласно законодательству ОАЭ, ваша компания должна систематически вести и хранить полный комплект документов, подтверждающих хозяйственную деятельность и корректность налоговых расчетов. Речь идет не только о налоговой отчетности, но и о первичных документах, которые эту отчетность формируют.

Основной пакет включает:

• Бухгалтерские записи и регистры: Главная книга, журналы операций, балансы, отчеты о прибылях и убытках.
• Подтверждающие документы: Все налоговые накладные (выставленные и полученные), кредитовые авизо (возвратные чеки), договоры, счета, акты выполненных работ.
• Налоговая отчетность: Поданные налоговые декларации по НДС и расчеты к ним.
• Документы по цепочке поставок: Подробные записи по всем операциям с товарами и услугами с указанием контрагентов (поставщиков и покупателей). Отдельное внимание — подтверждению эмирата, в котором была осуществлена поставка.

Важный нюанс для e-commerce:

Если ваш годовой оборот по облагаемым онлайн-продажам превысил 100 млн дирхамов, правила ужесточаются. Вам необходимо гарантированно хранить записи, определяющие эмират получения поставки покупателем. Срок такого специального хранения — от 18 месяцев до 2 лет, в зависимости от даты превышения лимита.

Сроки хранения: главное правило и исключения

Стандартные сроки, установленные законодательством, таковы:

1. 5 лет для налогоплательщиков — отсчет идет с конца соответствующего налогового периода.
2. 5 лет для всех прочих лиц (например, налоговых агентов) — с окончания календарного года создания документа.
3. 15 лет для документов, связанных с недвижимостью — в связи с долгосрочным характером таких активов.

Однако «стандарт» — понятие условное. Федеральная налоговая служба (ФНС) ОАЭ предусматривает ситуации, когда срок хранения автоматически продлевается.

Когда 5 лет превращаются в 7 или 9?

Минимальный срок — лишь отправная точка. Будьте готовы хранить документы дольше, если:

• Идет налоговый спор с ФНС — +4 года к стандартному сроку.
• Запланирована или проводится проверка — +4 года.
• Вы подали добровольное раскрытие в пятый год после периода — +1 год.
• Ваш налоговый представитель прекратил полномочия — он должен хранить документы еще +1 год с этой даты.

Таким образом, в реальности архив может требоваться 7, а в некоторых случаях и все 9 лет.

Практические советы от экспертов

1. Оцифруйте и систематизируйте. Хранение коробок с бумагами — рискованный и неудобный метод. Внедрите электронный документооборот (ЭДО) с надежным облачным хранилищем, обеспечивающим целостность и доступность файлов.
2. Разработайте политику архивирования. Четкий внутренний регламент, который определяет, что, где и как долго хранится, избавит от хаоса и утери важных бумаг.
3. Не делите документы на «важные» и «не очень». Для налогового аудита важен чек на кофе для офиса так же, как и контракт на крупную поставку. Храните всё.
4. Учитывайте специфику. Помните про особые требования к e-commerce и длительное хранение документов по недвижимости.

Итог: Дисциплинированное ведение и хранение документов — это не только соблюдение закона, но и защита вашего бизнеса. Это ваша доказательная база в случае любых вопросов со стороны ФНС. Сэкономленные на архиве время и нервы многократно окупятся уверенностью в завтрашнем дне.

Доверьте эту рутину профессионалам. Наша команда поможет наладить безупречный учет и организовать систему хранения документов, которая будет соответствовать всем требованиям ОАЭ, освобождая вас для развития бизнеса.